A quién no le ha sucedido ese terrible momento en el que estás trabajando con un archivo de gestión importante, un documento financiero complicado o una presentación para entregarla al día siguiente a tus clientes, y ves que por arte de magia ha desaparecido de la pantalla del ordenador. No consigues encontrarlo ni en los lugares más recónditos de tu ERP. Cuando eso sucede clamamos al todopoderoso y al cielo para que se nos devuelva al mundo terrenal el motivo de tanto esfuerzo y lograr la manera de cómo recuperar archivos informáticos perdidos en el abismo del inframundo virtual. Pero normalmente las rogativas no valen para mucho si no es para consolarnos y terminar repitiéndonos eso tan típico de “pongo a Dios por testigo que jamás volveré a perder archivo alguno.”

Desde OnERP sabemos bien cómo es esa sensación y queremos evitársela a nuestros clientes, ofreciéndoles las pautas básicas para lograr una gestión de documentos online lo más eficiente posible y evitar dar al traste con información empresarial importante cuando existen buenos métodos para conservar documentación importante. Así que tomen nota de estos útiles y sencillos consejos para gestionar la documentación en una empresa, por pequeña o grande que sea.

10 normas básicas

para una gestión de documentos online eficaz

1. Utiliza el software de gestión documental apropiado.

   Hay muchos modelos de gestión documental, así que ponte a buscar el tuyo. Existen módulos para la gestión de documentos online a medida, aunque suelen resultar costosos si tu estructura es pequeña. También encontrarás módulos para documentos estándar si tus necesidades son las comunes a cualquier organización. Desde OnERP aconsejamos probar nuestras demos para los módulos de gestión antes de lanzarte a la creación de un software específico, ya que podrás ver mejor qué necesitas específicamente de ese programa de gestión de archivos si tienes la opción de trabajar con él previamente.

2. Rapidez, agilidad y fácil acceso: las características básicas del sistema de gestión de documentos online ideal.

   Te damos las respuestas de examen que necesitas a la hora de preguntarte si vas a pagar por un módulo de gestión documental muy bueno pero lento, que tenga un acceso complicado o que no te permita poder trabajar con él desde cualquier parte del mundo. Hazte las preguntas de si te permite conservar cualquier tipo de archivo que tu negocio precise y tendrás el módulo de gestión documental ideal. Si es así su precio valdrá la pena y será justo para lo que necesitas.

3. Organización documental. La clave del éxito.

   De poco sirve tener una buena estructura y el mejor de los sistemas de gestión si no practicas ese sano deporte de la organización de documentos. Clasificar la documentación que almacenas sin ton ni son en tu equipo te ayudará a encontrarla de manera rápida. También evitarás la pérdida de información. Nota: guardar archivos en cajones desastre o escritorios no sirve de nada. Pon orden en tu gestión de documentos y conseguirás ganar tiempo, recursos y ahórrate disgustos.

4. Establece una política de gestión de documentos online.

   Toda empresa necesita unas leyes y unas pautas de actuación a la hora de guardar y clasificar los archivos. Necesitas esas normas más de lo que crees, ya que sin organización el programa informático de gestión de documentos online más completo se quedará cojo y no te servirá de nada. Piensa como si fueses un bibliotecario, que necesita encontrar cualquier archivo en cualquier momento y saber dónde se ubica. Nombra tus documentos usando palabras clave (como mucho 3 keywords) y define subcategorías de informac

   ión para los archivos.

5. Sigue un hábito al gestionar documentos y crearás una costumbre.

   Tras definir cuál será tu política de gestión de archivos propia lleva el momento de ponerla en práctica. La repetición lleva al hábito y también a la perfección. Toma buenas costumbres que te hagan ser más ágil en la gestión de documentos. Establece tu propio libro blanco y tengo abierto siempre para saber cómo actuar, sobretodo al principio, ya que no lo tendrás de la mano hasta pasado un tiempo, cuando tengas integrado el proceso de trabajo correcto para abrir, nombrar y conservar documentos. Si sigues tus propias pautas ganarás tiempo, optimizarás recursos y te ahorrarás un buen dinero en estos procesos.

6. Clasificación documental: divide y vencerás.

   Separa los documentos emitidos de los recibidos, del mismo modo que clasifica los de creación propia entre aquellos que guardas porque crees que son interesantes o tal vez puedas usarlos en el futuro. Ya sean facturas, cartas o incluso artículos que hayas escrito para blogs y medios, conviene separarlos de los recibos de proveedores, notificaciones oficiales o referencias de textos interesantes. Diferencia el registro de archivos propios de los externos, del mismo modo que los documentos de creación propia de los ajenos. Es decir, no juntes churras con merinas. Al final la organización lo es todo en la gestión de documentos online.

7. Documentos digitales. Pierde el miedo a la nube.

   El paso de un sistema de gestión documental offline, o tradicional en papel, a uno digital implica acostumbrarse a una nueva manera de trabajo al principio. Guardar los mismos archivos en papel que los que registramos online es habitual. Con el tiempo nuestros usuarios pierden el miedo a esa nueva manera de gestionar la documentación empresarial y reconocen que es una pérdida de tiempo imprimir los mismos archivos. Trabajar con documentos digitales permite ahorrar espacio de almacenaje, tiempo, recursos y mucho dinero.

8. Archivo de documentos electrónicos: otorga el don de la vida eterna a los archivos de gestión.

   ¿Has comprobado como con el paso del tiempo los documentos impresos se amarillean, pierden calidad o incluso la tinta se borra? Esos riesgos se evitan completamente con un sistema de gestión documental online que permita catalogar archivos correctamente. Como no puede ser de otra manera, en OnERP te aconsejamos el módulo de gestión documental online que podrás encontrar en la página Módulos. Utiliza un sistema de archivo para documentos es digitalizarlos y ahorrar espacio. Conservar los archivos en la nube te permitirá acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar, pero talectrónicos que te ofrezca garantías y que sepas que va a ser inmortal para toda tu documentación empresarial. También puedembién tener la seguridad que se mantienen perfectamente con el paso de tiempo.

9. Revisa tu archivo documental.

   Del mismo modo que cada cierto tiempo revisas tu despensa para ver cómo van tus recursos domésticos tu software de gestión para documentos necesita mantenimiento. Revisa si el protocolo para catalogación de archivos que estás utilizando te sirve realmente o necesita incorporar cambios. Hazlos si es así y añade los cambios en tu libro blanco para ayudarte en el futuro en la gestión documental. Verás como poco a poco tu despensa informática se nutre sola con archivos nutritivos.

10. Protección de datos y archivos. Guarda las joyas de la corona.

    Lo que pasa dentro de tu empresa se queda dentro de tu empresa. Contar con un sistema de gestión de documentos online te ofrece muchas ventajas como conectarte online desde cualquier parte del mundo. Pero debes definir quién son tus usuarios y qué permisos de acceso, lectura y/o modificación otorgas. Dar un acceso abierto a todo el mundo o contar con claves de seguridad de bajo nivel puede implicar el riesgo de que cualquiera acceda a tu información.