La facturación es una parte capital en el mundo empresarial. También es una parte del día a día que se le hace cuesta arriba a muchos profesionales. En el siguiente artículo le indicaremos todo lo que necesita para hacer sus facturas. Además, le indicaremos que requisitos tienen que cumplir para que la factura sea legal.
1. ¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios. La factura es uno de los documentos más importantes de tu negocio por varios motivos:
- Como vendedor, es el único justificante legal válido de la venta que ha realizado.
- Como comprador, es el único documento que le da derecho a una deducción de los impuestos pagados.
- Demuestra la validez de la operación, así como los impuestos incluidos según la fiscalidad de su país.
- En caso de impago o retraso en el pago, esta se convierte en el único documento justificativo de este hecho.
- Son la base para poder llevar la contabilidad de su negocio.
2. ¿Cómo hacer una factura?
Para crear sus facturas, lo más que aconsejable hacer uso de alguna herramienta o programa informático que le facilite el trabajo. Por norma general son dos las opciones más utilizadas:
- Con una hoja de cálculo o un programa instalado en su ordenador: Esta has sido la forma más habitual de trabajo en los últimos años. Para esta opción, existen muchas de plantillas de hoja de cálculo o programas que se puedes descargar desde internet para instalar en su ordenador. Sin embargo, este tipo de opciones presenta algunos inconvenientes. Como por ejemplo, si se avería el ordenador donde tengo instalado el programa, si no estoy delante de mi ordenador con el programa instalado no puedo crear la factura, si mi programa depende de la versión del sistema operativo, etc.
- Programa de facturación online: Esta es la opción que más se está asentando en los últimos años, Estos sistemas de trabajo tienen ventajas importantes con respecto a los métodos del punto anterior. Por ejemplo, puede acceder desde cualquier dispositivo, las copias de seguridad se hacen en remoto y no tiene que preocuparse, está constantemente actualizados independientemente del sistema operativo etc.
3. ¿Qué elementos tengo que incluir al hacer una factura?
En función del tipo de factura que se esté realizando, así será necesario incluir unos datos u otros. Los datos más habituales son los siguientes:
- Número de factura. Esta numeración de las facturas será correlativa.
- La fecha de su emisión. La fecha en la que la factura es expedida. Es el día en el que una empresa emite este documento mercantil con toda la información reglamentaria respecto a la venta de un producto o servicio.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Datos del emisor de la factura: NIF, nombre o razón social y domicilio.
- Datos del receptor de la factura: NIF, nombre o razón social y domicilio.
- Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
- El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales autónomos que pueden aplicar retenciones del 5% y 7%.
- El importe total de la factura.
4. ¿Cuándo emitir una factura?
- Siempre que el destinatario sea una empresa, un profesional una Administración Pública o una persona jurídica o, aun no siendo ninguno de ellos, lo solicite.
- Cuando se entreguen bienes destinados a otros Estados miembros o que vayan a ser transportados fuera de la CEE (excepto en las tiendas libres de impuestos).
- Cuando se entreguen bienes que estén sujetos a impuesto especiales, o que necesiten instalación y montaje antes de su puesta a disposición.
- En las ventas a distancia cuando se entiendan como realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
- Siempre que se entregue un inmueble.
5. ¿Tengo obligación de conservar las facturas emitidas?
La Administración Tributaria indica que es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años. Este es el plazo de prescripción de los impuestos, de forma que durante 4 años desde la declaración de los mismos, Hacienda podrá llevar a cabo una inspección y comprobar la documentación fiscal del empresario o autónomo.
De acuerdo con la legislación vigente, se deberán conservar las facturas en su contenido original y de forma ordenada, de forma que no se consideran válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas. No obstante, se podrán guardar tanto en papel como en formato digital, siempre que podamos garantizar su autenticidad.
La obligación de conservación de las facturas es de vital importancia para cualquier negocio. Es una tarea que puede resultar compleja si no se disponen de las herramientas adecuadas para gestionarla. Por ello, lo mejor es confiar en un programa de gestión en la nube que le ayude con la gestión de la documentación de su empresa
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