La factura digital está cambiando la forma en que las empresas españolas manejan sus procesos de facturación, reemplazando a la factura emitida en papel.
¿Qué es una factura digital?
Cuando hablamos de factura digital nos referimos a la emisión, recepción y almacenamiento por medios informáticos o digitales de las facturas en formato electrónico. Por ejemplo, podemos generar la factura digital en formato PDF, Excel o Word . Para conseguirlo, podemos utilizar un programa de gestión y facturación.
En la legislación española, la factura digital tiene el mismo valor legal que una factura en papel siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos. En realidad
Ventajas de la factura digital
Las principales ventajas asociadas al uso de la factura digital son:
- La reducción de costes de impresión y envío de facturas en papel por métodos tradicionales como correos.
- Eliminación de errores. La informatización de estos procesos conlleva prácticamente la desaparición de errores en la introducción de datos.
- Los procesos digitales provocan una mayor rapidez lo que gestionar de forma más eficiente y rápido los flujos de caja de las empresas.
- Reducción de la cantidad de trabajo manual que requiere la gestión de las facturas.
- Gestión del archivado de las facturas de forma infinitamente más sencilla.
- Ahorro de recursos y reducción del impacto ambiental, puesto que se reduce la cantidad de papel.
- La facturación electrónica suele facilitar la trazabilidad entre clientes y proveedores, facilitando intercambio de información y mejorando los tiempos de pagos y cobros entre ambos.
- La factura digital también ofrece una mayor transparencia en los procesos de facturación, ya que permite una mejor trazabilidad y seguimiento de las facturas emitidas y recibidas. Esto puede ser especialmente importante para las empresas que trabajan con proveedores y clientes internacionales, ya que la factura digital puede facilitar el intercambio de información y reducir los tiempos de espera para recibir el pago.
Requisitos de la factura digital
Para que una factura digital tenga validez legal en España, debe cumplir con ciertos requisitos:
- Debe incluir la información obligatoria que actualmente se muestra en una factura en papel: número de factura, fecha de emisión, nombre y dirección del emisor y del receptor, descripción de los bienes o servicios prestados y, por supuesto, total del importe.
- Deben estar firmadas electrónicamente por el emisor utilizando un certificado digital válido. Con ello se asegura la autenticidad de la factura y garantizar la seguridad jurídica de la factura (la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información). Dicho lo cual, es importante conocer que cualquier empresa que facture a la Administración Pública está obligada a emitir facturas electrónicas.
Conclusiones
En resumen, la factura digital es una herramienta cada vez más utilizada en España que ofrece numerosas ventajas a la gestión de las empresas pero hay que asegurarse de que se cumplen los requisitos legales. Para facilitar su implantación y seguimiento puedes utilizar una aplicación de gestión y facturación como OnERP.
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