En enero de 2015 todas las empresas que trabajaban para la Administración española quedaban obligadas a presentar la factura electrónica por todos los servicios que prestaban a partir de esa fecha. Involuntariamente este hecho propició el cambio de chip en la gestión de empresas desde el año 2014. Se creó entonces una manera diferente, actual y más dinámica de hacer las cosas en lo que se refiere a gestión de facturación y archivo de documentos para empresas. Así que como consecuencia de estos cambios el uso de la factura electrónica en España creció un 13,6% en 2014. La previsión de cara al uso de la efactura en 2015 se estima que sea mucho mayor al estar más implementado el sistema y hacerse su uso extensivo al resto de facturación para empresas.

La efactura liberó 290.000 horas de trabajo para las empresas en 2014

Si calculamos el ahorro en recursos tanto a la hora de emitir una factura como de recibirla y archivarla vemos que sólo en el año 2014 las empresas españolas que facturaron al Estado español se ahorraron nada menos que la friolera de 500 millones de euros. Contemos que en esta cantidad se encuentra tanto la estimación por el ahorro en papel, cartuchos de impresión y equipos ofimáticos como material de papelería para envío, sellos, timbres postales y costes de mensajería. Pero la variable tal vez más cara y en la que a la vez se ha logrado un mayor ahorro es el tiempo en la implementación de recursos; las empresas españolas se ahorraron 40.000 horas de trabajo a la hora de emitir facturas más otras 250.000 horas en los trámites de  recepción, archivo y almacenaje de facturas.

La reducción del espacio que habitualmente se utilizaba para el almacenaje de facturas facilita que la caja tanto de la empresa que emite la factura como de la que la percibe se vea notablemente reducida, ya que la factura electrónica permite un importante ahorro en papel, espacio y recursos.

Factura electrónica. Parte importante en el módulo de ventas y compras.

El ahorro total que permiten las tecnologías es altamente beneficioso para la facturación empresarial. En este sentido los módulos de gestión del ERP de OnERP se caracterizan por adaptarse a las necesidades concretas de cada cliente en cuanto a facturación se refiere.

Desde el punto de vista de la generación de facturas electrónicas desde OnERP existen dos enfoques:

• el primero, es la posibilidad de firmar las facturas de ventas que emitamos con el certificado electrónico de la empresa. Imaginemos que generamos los documentos pdf de nuestras facturas, éstas son firmadas directamente por el sistema de gestión si así lo requerimos. Además, los documentos de facturas pueden ser enviadas directamente por email a nuestros clientes.
• Por otra parte, gracias al módulo de gestión documental presente en OnERP, se puede almacenar y recuperar de forma sencilla y eficiente cualquier documento digital, como es el caso de las facturas electrónicas que emitamos como las facturas de compra que nos trasladan nuestros proveedoresm con el consecuente ahorro comentado anteriormente.

Además del firmar digitalmente nuestras facturas, la efactura también permite el intercambio de facturas en formato xml, sobretodo en el caso de tratar con Administraciones Públicas. Extenderemos este punto y hablaremos sobre cómo se gestionan estas efacturas en un próximo post.