Realizar una buena gestión de compras en cualquier empresa o negocio es un factor clave en la cadena de. Una estrategia de compras eficiente y eficaz asegura el abastecimiento de productos y servicios necesarios para el flujo de trabajo de la empresa. Además, una buena gestión de compras ayuda a reducir los costes y asegurar una buena calidad de los productos que comercialicemos. Un sistema de gestión empresarial (ERP) ayudará en todo este proceso.
Automatizar la gestión de compras
Utilizar un sistema de gestión empresarial ERP, permitirá automatizar procesos de la gestión de compras. Esto conlleva entre otros aspectos: informatizar tareas manuales y repetitivas como la gestión de pedidos de compra, solicitar precios de compra a proveedores, actualizar correctamente el inventario. La automatización supone ya de por sí, reducir errores humanos, mejorar los tiempos de respuesta a cualquier nivel y trabajar con mayor precisión de los datos que nos darán información relevante sobre la situación real de nuestro negocio y nos ayudará a una toma de decisiones más acertada.
Análisis de proveedores
En la gestión de compras, uno de los participantes clave son nuestros proveedores. De ellos depende muchos de nuestros aciertos en el día a día de las empresas. Es por ello que es fundamental realizar un análisis exhaustivo de nuestros proveedores. Un sistema de gestión nos ayudará en este factor clave: seremos capaces de recopilar más información detallada referente a cada proveedor y los productos que nos entrega; por ejemplo, calidad de los productos que nos entrega, cumplimiento de fechas de entrega y, por supuesto, los precios que nos oferta. El tratamiento de toda esta información a través del ERP nos permitirá elegir a nuestros proveedores principales. Al tener identificados a nuestros proveedores principales y más confiables, podremos dirigir nuestros esfuerzos a mantener relaciones sinceras y largas con ellos.
Optimizar el inventario
Parte fundamental de la gestión de compras es el tratamiento de los inventarios. Una gestión de compras correcta implica mantener también una gestión de inventarios correcta. Un sistema de gestión empresarial (ERP) nos proporciona herramientas para realizar seguimientos precisos de los stocks de nuestros productos, a la vez que estudiar análisis sobre demandas de productos, establecer márgenes de stocks mínimos y stocks máximos para evitar roturas de stocks y excesos de productos (que conllevan costes de almacenamiento) . Además, con un buen ERP será posible generar automáticamente órdenes de compra de reaprovisionamiento que eviten fluctuaciones exageradas.
Además, un ERP puede ayudar a fijar un sistema de clasificación de productos, por ejemplo, se puede categorizar los productos y servicios en familias y subfamilias y, de esa forma, facilitar la identificación y localización de los productos. De igualo manera, un ERP consigue manejar más cantidades de datos e integrarlos para realizar acciones y predicciones más precisas basadas, datos históricos y patrones de comportamiento de ventas con tal de mejorar la planificación de compras. Obviamente una mejor planificación comporta una reducción de costes de almacenamiento.
Colaboración y comunicación más fluida entre departamentos
Un ERP permite compartir información en tiempo real entre todas las secciones y departamentos principales de nuestra empresa. Este intercambio mejora la sinergia entre los departamentos, evitando duplicidad de procesos y, nuevamente, facilita la correcta toma de decisiones al tener acceso a más y mejores datos. Obviamente, la gestión de compras se beneficia de la fluidez de comunicación existente.
Por otra parte, un ERP también mejorará la comunicación con agentes externos a la empresa como los proveedores, que como mencionamos anteriormente son protagonistas principales en nuestra gestión de compras. Los problemas que puedan surgir con nuestros proveedores serán más fáciles de lidiar si nuestra empresa se apoya en un ERP: seguimiento de pedidos, comunicación de requisitos, gestión de retrasos, etc.
Conclusión
En definitiva, las herramientas que nos puede proporcionar un ERP en el campo de la gestión de compra permiten indudablemente implementar estrategias más eficientes. Llevar un control sobre estas estrategias y prevenir y ajustar estas estrategias para conseguir un desempeño global más eficiente que nos permita mantener y mejorar nuestra situación respecto a la competencia en nuestro sector.
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