En este artículo explicaremos como crear y gestionar facturas periódicas.

Qué son y qué ventajas nos ofrecen las factura periódicas

La emisión de facturas a clientes, suele ser una de las tareas que consumen más tiempo en la gestión de cualquier negocio. Con el añadido de que muchas de estas facturas se van repitiendo periódicamente sin prácticamente cambios en ellas. Por tanto, con las gestión de facturas periódicas, se puede facilitar esta labor ‘repetitiva’. Es lo que genéricamente se conoce como ‘posibilidad de generar facturas de forma automática’.

Básicamente el procedimiento consiste en abrir una factura de venta ya existente e indicar que deseamos que se realicen copias periódicas de ese documento a fechas futuras. Estas fechas futuras pueden ser semanales, mensuales, etc. desde la última ejecución de generación de una nueva factura de venta a partir de la factura origen.

Además, con el uso de facturas periódicas evitaremos olvidos, no nos tendremos que preocupar nosotros sino el mismo sistema las generará en el momento programado para ello. Y, por otra parte, nos permite hacer estimaciones y previsiones de ingresos futuros.

Como crear facturas periódicas

El primer paso que tenemos que hacer para crear una factura periódica es crear una factura.

Desde la misma ficha de la factura de venta ya creada, accedemos a la pestaña Periodicidad.

Para configurar la generación de las facturas periódicas, tan sólo deberemos rellenar los campos:

• Fecha de activación: indica la fecha de la primera generación
• Tipo de periodicidad: semanal, quincenal, mensual, anual…
• Serie 1 doc. a generar: Serie1 del documento que se genera de manera periódica.
• Serie 2 doc. a generar: Serie1 del documento que se genera de manera periódica.
• Activo. Si en cualquier momento quisiéramos desactivar la generación automática de esta serie de facturas, se debería desactivar este campo.

El sistema nos informará de:

• Fecha de próxima ejecución
• Número de documentos periódicos que ya han sido generados.

Adicionalmente podremos:

• Indicar si deseamos que el sistema nos avise, mediante un mensaje la próxima generación de una factura de venta automática (con el campo Núm días preaviso)
• Indicar el máximo número de facturas de venta a emitir con el campo Núm repeticiones. Si hemos alcanzado el máximo de documentos a generar, OnERP ya no seguirá generando nuevas copias de la factura de venta peso a que la configuración pudiera estar indicada como Activa.

Avisos por parte del programa de facturación OnERP

OnERP nos avisará, mediante mensajería del sistema, de forma anticipada de la próxima generación de una factura de venta en el caso de que lo indiquemos en el campo  Núm días preaviso. OnERP también nos informará de cada una de las facturas de venta que se generen mediante este sistema.

OnERP también permite la generación pedidos de compra periódicos (puesto que hay empresas en los que los pedidos de compra para entrada de material también son muy repetitivas en cantidades y tiempo).