Hay una serie de meses en el que nos vemos obligados a trabajar de forma simultánea con 2 ejercicios contables en nuestra empresa. Durante los primeros meses del año suele ser habitual tener que abrir el nuevo ejercicio contable para poder ir gestionando las nuevas facturas con fecha posterior a 1 de enero pero, al mismo tiempo, nos quedan aspectos atrasados del anterior ejercicio contable que acaba de finalizar que, en algunos casos, tardarán meses en estar completamente finiquitadas. Es por ello que es necesario que nuestro programa de contabilidad online permita la posibilidad de gestionar ambos ejercicios contables simultáneamente.
División conceptual de un programa de gestión de empresa
En un programa de gestión de empresa, se distinguen básicamente 2 módulos a nivel conceptual: la parte de gestión que es multi-ejercicio, por llamarlo así, puesto que sus datos no dependen del ejercicio en el que nos encontremos ( por ejemplo, las direcciones de una ficha de cliente no dependen del ejercicio contable, es la misma dirección si trabajamos en el ejercicio contable 2014 o en el ejercicio contable 2015) y otra parte de funcionalidades contable, en el que sí que se debe distinguir entre los ejercicios contables.
Cada programa de contabilidad puede gestionar esta problemática con diferente enfoque, pero con el mismo objetivo.
Enfoque de un programa de contabilidad online tipo
Tomemos como ejemplo el programa de gestión de empresa online OnERP y veamos como plantea la posibilidad de trabajar simultáneamente con 2 ejercicios contables a la vez.
En primer lugar, es indispensable saber en que ejercicio contable nos encontramos. Esto lo podemos observar en la cabecera de la ventana de la aplicación.
Toda la funcionalidad para la gestión de cambios entre los ejercicios contables los tendremos ubicados en el módulo de Contabilidad, apartado de Periodos contables
Básicamente hay que tener en cuenta los siguientes conceptos:
– un ejercicio contable sólo puede ser modificado si no está cerrado.
– un ejercicio contable guarda relación con el ejercicio contable del que proviene mediante el asiento de apertura. Este asiento de apertura es regenerado con cada cierre del ejercicio contable anterior.
– un ejercicio contable puede ser cerrado o abierto de nuevo tantas veces como queramos. Cuando cerremos un ejercicio se actualizarán el asiento de cierre del ejercicio origen y el asiento de apertura del nuevo ejercicio.
– dos ejercicios contables pueden estar abiertos al mismo tiempo. Lo que posibilitará que se puedan ir creando o modificando asientos contables sin la tediosa tarea de ir cerrando y abriendo ejercicios cada vez que deseemos realizar algún cambio.
– el sistema de facturación, cobros y pagos, remesas, inmovilizado, etc. sabe en cualquier momento con cuál de los dos ejercicios contables debe trabajar a partir de la fecha del movimiento. Es decir, si la fecha es del año 2014, se realizará la contabilización en el ejercicio contable del 2014, si por el contrario la fecha de la factura, por ejemplo, es del año 2015 se realizará el apunte en el ejercicio contable de 2015.
– el periodo contable activo (el indicado en la barra superior de la aplicación) es modificable mediante la funcionalidad de ‘Activar otro ejercicio’, y podremos acceder a los datos e informes del ejercicio contable activo. Esta característica puede ser activada tantas veces como se desee y no es necesario volverse a logar(es decir, identificarse en otra sesión) en la aplicación con cada cambio. El sistema es capaz de adaptarse al nuevo ejercicio contable seleccionado de forma automática.
Observemos los formularios que nos ayudan a realizar toda esta gestión
Cierre y apertura de nuevo ejercicio contable: Automáticamente sugerirá los datos adecuados.
Activación de otro ejercicio contable (únicamente nos mostrará las posibilidades reales)
