¿Qué es y cómo se hace un arqueo de caja?

El arqueo de caja es un mecanismo que usan muchos negocios que reciben una gran parte de sus ingresos mediante pago al contado y que generalmente se realiza una vez al día o al final del turno de un trabajador. De esta manera se lleva un control sobre la caja registradora y el responsable de ella.

Si nos encontramos en la siguiente situación: tenemos una tienda física con una caja desde la que realizamos ventas directas a nuestros clientes en las cuales podemos cobrar cantidades en efectivo, tarjetas bancarias, cheques, bonos, etc. y realizamos pagos desde esta caja en dinero físico, es necesario realizar un análisis o recuento de los movimientos de todas las transacciones que han ocurrido durante un cierto periodo de tiempo. A ese análisis de los movimientos y la comprobación ulterior de su corrección es a lo que llamamos arqueo de caja.

¿Qué nos indica el arqueo de caja?

El recuento del arqueo de caja tiene como objetivo comprobar que el resultante de los movimientos de caja anotados, tanto cobros como pagos, coincide con el saldo de la caja (importe físico – efectivo) existente en el cajón de la caja.

Para ello compararemos el saldo del cajón de la caja con el sumatorio de:

Saldo en caja = Saldo inicial de la caja (Importe inicial que hemos depositado en el cajón de la caja antes de iniciar las ventas)
+ Suma de las ventas + Efectivo en el cajón de la caja en el momento del cierre de la caja – pagos desde la caja

Obviamente pueden darse 3 situaciones distintas en la comparación de estos 2 saldos:

• Ambos importes coinciden. (Es la situación ideal, no han ocurrido errores y todos los movimientos están registrados)
• El saldo de la caja es inferior: falta dinero.
• El saldo de la caja es superior: hay dinero sobrante

Las situaciones de faltante o sobrante en la caja, llamadas diferencias de arqueo, suelen ser provocadas generalmente por errores humanos. O bien, no se ha anotado algún pago o algún cobro o, tal vez, es posible que exista una apropiación indebida por parte de algún responsable de caja. Las herramientas asociadas al arqueo de caja permitirán estudiar el registro de movimientos y, en la mayoría de los casos, averiguar qué movimiento o movimientos de caja han provocado la discrepancia de importe.
El arqueo de caja nos permitirá, por una parte, ajustar, comprobar y valorar la contabilidad de caja y, por otra, aplicar controles internos de seguridad en nuestras ventas diarias por parte de personas asociadas a las cajas.

¿Cuál es el periodo ideal de duración de una sesión de arqueo?

Lógicamente depende del tipo de negocio que estemos tratando pero en condiciones generales suele ser aconsejable realizar una sesión de arqueo diaria. Es decir, abrir la caja, iniciar la sesión de arqueo al inicio de la jornada de ventas y cerrar la caja al finalizar el horario de apertura de venta al público.
También podemos abrir y cerrar sesión de arqueo coincidiendo con diferentes turnos de los operarios de las cajas. De esta forma incrementaremos el control sobre los movimientos y nos será más sencillo controlar y analizar posibles discrepancias de arqueo.

¿Qué ocurre contablemente si el arqueo de caja no cuadra?

Si no tenemos discrepancias de arqueo no deberemos realizar ningún apunte contable. Si por el contrario existiesen saldos distintos, deberemos anotar los datos del arqueo físico en la información contable. Ahora bien, es importante poder justificar o encontrar las razones por las que se producen éstos para evitar el uso de cajones de sastre que luego nos puedan acarrear algún problema de justificación.

Trataremos las discrepancias con el principio de prudencia que aconseja anotar rápidamente las posibles pérdidas no justificadas y anotar las ganancias cuando se sepan los motivos. Por ello:

Caso A: Si la diferencia es negativa (falta dinero en caja) contabilizaremos de la siguiente forma:

(659) Otras pérdidas en gestión corriente → Debe
(570) Caja, euros → Haber

Si posteriormente encontráramos ese ‘dinero extraviado’. Añadiríamos un asiento como el que sigue:

(570) Caja, euros → Debe
(778) Ingresos extraordinarios → Haber

Caso B: Si la diferencia es positiva no debemos contabilizar el ingreso hasta que sea real. Por ello utilizaremos inicialmente una cuenta transitoria

(570) Caja, euros → Debe
(555) Partidas pendientes de aplicación → Haber

Si finalmente descubrimos la razón de la discrepancia eliminamos de la cuenta transitoria y la abonamos a la que realmente corresponda (por ejemplo una subcuenta de cliente).

(555) Partidas pendientes de aplicación → Debe
(430) Clientes → Haber

Si no descubrimos la razón de la discrepancia, en última instancia lo trasladaremos a la cuenta de ingresos

(555) Partidas pendientes de aplicación → Debe
(778) Ingresos excepcionales

¿Cómo realizar sesiones de arqueo en OnERP? ¿Qué herramientas nos ofrece?

OnERP es un software de gestión y facturación online que dispone de distintas funcionalidades para realizar tanto las ventas de tienda física (desde el módulo de TPV) como informes, listados y estadísticas que nos ayudarán a obtener información sobre las sesiones de arqueo (listado completo de movimientos de ventas y pagos en efectivos, tarjetas de crédito, etc.), auditoría de trabajadores que realizan cada venta, etc. y, de esa forma, poder gestionar sesiones de arqueo de caja con total fiabilidad y confianza.

En OnERP podemos tener varias cajas-TPV distintas que pueden ir asociadas o no a distintos almacenes. Además, podremos indicar qué usuarios están autorizados para gestionar cada una de ellas.

¿Cómo iniciar una sesión de arqueo en OnERP?

Accederemos al módulo de TPV desde cuyo formulario podremos ‘Iniciar’ una sesión de ventas sobre una caja (indicando el saldo inicial de partida) o bien ‘Cerrar’ la sesión para poder realizar las comprobaciones de arqueo.

Desde la opción de ‘Ver caja’ podremos acceder a la información de la última sesión de arqueo y también a todo el histórico de ellas.

Desde esta localización podremos acceder a otras funcionalidades como, por ejemplo, ver el listado de movimientos-transacciones, o bien, acceder a informes donde podremos observar listados de todos los cobros y pagos, por trabajador, forma de pago. por agrupados, etc.

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