La factura es un documento mercantil que se emite para describir con detalle los datos de una operación de compraventa de bienes o servicios. Refleja qué se vende, quien es el sujeto que vende, quién participa en la operación, cómo se realiza, cuándo se lleva a cabo y dónde. Es una prueba física de la operación comercial con validez fiscal y legal.
¿Para qué sirve una factura?
La emisión de una factura sirve para demostrar fehacientemente que se ha realizado una operación comercial de forma legal y válida entre un vendedor y un comprador. Por ello:
- Toda empresa o autónomo debe emitir facturas de forma obligatoria en cualquier venta que realice de bienes o servicios.
- La factura permite al vendedor exigir el pago de una operación de venta por parte del comprador.
- Permite al comprador exigir al vendedor reclamar o efectuar una devolución.
- Es la garantía ante cualquier incidencia o problema que pueda aparecer entre vendedor y comprador.
Obligaciones relacionadas con las facturas
Emitir facturas es un requisito legal para empresas y autónomos independientemente de que venda productos o servicios. Por ello, cualquier persona física o jurídica que emita facturas, tanto en papel como electrónicas, debe cumplir las siguientes obligaciones (reguladas por el Real Decreto 1619/2012):
- Emitir y entregar facturas de las operaciones efectuadas durante su actividad.
- Conservación de las facturas emitidas.
- Conservación de las facturas recibidas
- Registrar tanto las facturas emitidas como las recibidas en libros de registro.
Existen algunas condiciones no es obligatorio emitir facturas. Estas excepcionalidades se pueden consultar en el mismo decreto.
Tipos de facturas
Es indispensable conocer los distintos tipos de factura más utilizados para poder llevar a cabo una correcta facturación de los productos o servicios que comercializamos. A continuación, se detalla los principales tipos y qué características distinguen a uno de otro tipo.
Factura ordinaria. Su fin es detallar todos los datos descriptivos de una operación comercial: fecha, NIF, dirección de facturación, número identificativo del documento, importes totales, importes de impuestos, etc. Como su nombre indica es el documento de factura más frecuente u ordinario.
Factura simplificada. Es lo que anteriormente se conocía como tique y al igual que la factura ordinaria muestra la venta de productos o servicios. Si embargo no precisa que aparezca toda la información detallada que muestra la factura ordinaria, no contiene los datos del destinatario y no muestra el IVA desglosado. Es habitual en transacciones de pequeños comercios puesto que su uso no está permitido en importes superiores a 400€ (salvo en algunos casos de excepción).
Factura proforma. Es un documento que no tiene validez fiscal ni es necesario presentarlo en la contabilidad de la empresa (en concepto similar a un presupuesto). Es un documento que se emite generalmente con anterioridad a la factura y que muestra las condiciones de la venta al comprador (productos, precios, forma de pago, etc.). Se suele utilizar, principalmente, en operaciones internacionales.
Factura rectificativa. El fin de la emisión de este tipo de factura es la corrección de algún dato mal ejecutado en una factura (por ejemplo: descripción de productos o servicios, datos de NIF…), por ello una factura rectificativa siempre está relacionada con una factura emitida con anterioridad. Pueden ser de tipo anulación, modificación, reemplazo.
¿Y la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que se realiza de forma electrónica, sin la utilización de papel, es decir, se expide y se recibe en formato electrónico. Equivale en todos los sentidos a la factura en papel para registrar y dar respaldo a las transacciones de compraventa entre vendedor y comprador con los mismos efectos jurídicos, contables y fiscales que una factura ordinaria
Aunque la factura electrónica ya es utilizada por un porcentaje importante de empresas y autónomos, la Ley Crea y Crece (septiembre de 2022) ha provocado que se utilice con mayor asiduidad, en realidad, la facturación electrónica está pasando paulatinamente a ser ‘obligatoria’ en el día a día.
Los requisitos exigidos en la redacción de cualquier factura electrónica son los comentados anteriormente.
Datos obligatorios en una factura
Es necesario indicar una serie de datos en la confección de una factura para que esta sea correcta y válida a nivel legal y comercial. Son:
- Número/Serie de factura: el identificativo único de la factura que emita una misma empresa o autónomo. Son numeradas correlativamente.
- Fecha de emisión: fecha en que se expide la factura.
- Datos fiscales de emisor(vendedor) y receptor(comprador): NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social
- Base imponible: importe de la venta sin incorporar impuestos y retenciones.
- Descripción: de productos o servicios que se vende.
- Impuestos: tipos de impuestos que se derivan de la operación.
- Importe total: importe de la venta incorporando impuestos y retenciones
Suelen aparecer otros datos como las condiciones de pago (forma de pago, fechas de vencimientos, etc.) aunque éstos no son obligatorios que aparezcan en el documento.
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