En este artículo explicaremos cómo gestionar los archivos en OnERP.
Gestión de archivos
En OnERP se pueden asociar archivos a clientes, productos, documentos, servicios, asientos contables etc… Para dar de alta un archivo, abrimos el registro y seleccionaremos el nodo archivo.
Una vez seleccionado, pulsamos Nuevo para abrir el mantenimiento de alta de Archivos.
Los campos a completar son los siguientes.
- Nombre: En este campo introducimos el nombre del nuevo archivo.
- Tipo de Archivo: En este campo rellenamos el tipo de archivo que es indica una clasificación para este.
- Subtipo de Archivo: En este campo rellenamos el subtipo de archivo, que indica una sub-clasificación para este.
- Descripción: este campo se utiliza para indicar observaciones sobre el archivo.
- Palabras clave: En este campo se añaden palabras separadas por coma asociada al archivo, para poder buscar por estas palabras en el buscador de archivos.
- Archivo: Pulsamos el botón para seleccionar el archivo a subir.
- Pestaña de seguridad: Especificamos la seguridad del archivo, indicando que roles pueden leer o modificar el archivo.
Una vez completados los campos, pulsamos el botón Subir para cargar el fichero en el sistema. Una vez subido el fichero, pulsamos Guardar y cerrar para finalizar el proceso de alta del archivo.
Para descargar el archivo desde la ficha, una vez que esta dado de alta, pulsamos el enlace del selector. También disponemos de las operaciones de edición y eliminación de archivos, que se gestionan igual que el resto de mantenimientos.
Buscador de archivos
Para acceder al buscador de archivos, accedemos al módulo General – sección Buscador de archivos.
Una vez accedemos al buscador de archivos, donde visualizamos todos los archivos a los que tenemos permiso. Si queremos buscar por palabras clave, visualizamos un cuadro de texto donde introduciremos nuestro criterio de búsqueda. Una vez introducido, pulsaremos el botón buscar y obtendremos el resultado con los archivos que cumplen el criterio de búsqueda. Una vez obtenemos los archivos, podemos descargarlos seleccionando estos y pulsando el botón Descargar. Desde este formulario, también tenemos la opción de borrar los archivos que no deseemos tener en el sistema.
