Gestion y busqueda de archivos

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En este artículo explicaremos cómo gestionar los archivos en OnERP.

 

Gestión de archivos

En OnERP se pueden asociar archivos a clientes, productos, documentos, servicios, asientos contables etc… Para dar de alta un archivo, abrimos el registro y seleccionaremos el nodo archivo.

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Una vez seleccionado, pulsamos Nuevo para abrir el mantenimiento de alta de Archivos.

Los campos a completar son los siguientes.

  • Nombre: En este campo introducimos el nombre del nuevo archivo.
  • Tipo de Archivo: En este campo rellenamos el tipo de archivo  que es indica una clasificación para este.
  • Subtipo de Archivo: En este campo rellenamos el subtipo de archivo, que indica una sub-clasificación para este.
  • Descripción: este campo se utiliza para indicar observaciones sobre el archivo.
  • Palabras clave: En este campo se añaden palabras separadas por coma asociada al archivo, para poder buscar por estas palabras en el buscador de archivos.
  • Archivo: Pulsamos el botón para seleccionar el archivo a subir.
  • Pestaña de seguridad: Especificamos la seguridad del archivo, indicando que roles pueden leer o modificar el archivo.

Una vez completados los campos, pulsamos el botón Subir para cargar el fichero en el sistema. Una vez subido el fichero, pulsamos Guardar y cerrar para finalizar el proceso de alta del archivo.

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Para descargar el archivo desde la ficha, una vez que esta dado de alta, pulsamos el enlace del selector. También disponemos de las operaciones de edición y eliminación de archivos, que se gestionan igual que el resto de mantenimientos.

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Buscador de archivos

Para acceder al buscador de archivos, accedemos al módulo General – sección Buscador de archivos.

Una vez accedemos al buscador de archivos, donde visualizamos todos los archivos a los que tenemos permiso. Si queremos buscar por palabras clave, visualizamos un cuadro de texto donde introduciremos nuestro criterio de búsqueda. Una vez introducido, pulsaremos el botón buscar y obtendremos el resultado con los archivos que cumplen el criterio de búsqueda. Una vez obtenemos los archivos, podemos descargarlos seleccionando estos y pulsando el botón Descargar. Desde este formulario, también tenemos la opción de borrar los archivos que no deseemos tener en el sistema.

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