Módulos ERP: Tipos y características
La gestión que se realiza de los cobros y pagos es un aspecto clave en cualquier empresa. Para que nuestra empresa sea rentable, es muy importante estar al día en la administración del capital. Debemos cumplir con las obligaciones y condiciones de pago y hacer efectivo nuestro derecho a cobro.
En la gestión de cobros, es fundamental controlar y planificar los pagos que tenemos pendientes de nuestros clientes. Para esto, es necesario realizar las facturas correspondientes y realizar un seguimiento para garantizar su cobro en tiempo.
Llevar un buen control de toda esta parte es fundamental para garantizar la liquidez de su empresa y asumir gastos, pagar nóminas, hacer frente a impuestos…etc. Si su empresa no tiene liquidez, no podrá operar con normalidad. Por todo esto, es muy importante tener una buena gestión de cobros, así como de pagos.
¿Qué es la gestión de cobros y pagos?
Se refiere a la planificación mediante estrategias eficaces y eficientes en relación a las facturas que los diversos clientes y proveedores tienen con una empresa.
Aunque esta área pertenece a un mismo campo, puede diferenciarse fácilmente en cobros y pagos:
- Por una parte, se encuentra la gestión de los cobros, cuya responsabilidad es la de controlar, gestionar y llevar una relación con el cliente en cuanto a los saldos con éste (ventas de mercadería y prestación de servicios) y la realización de los pagos (contrapartida en las transacciones de dinero).
- En otro lado, se encuentra la gestión de pagos, relacionada con la interacción con los servicios y transacciones con proveedores. Su relación es diferente a la de clientes, porque es el cliente del anterior, teniendo distintas condiciones comerciales y económicas a la de nuestros clientes, por lo que dependiendo de esas condiciones, trataremos de gestionar de una forma diferente.
¿Qué hay que tener en cuenta al gestionar los cobros y pagos en su empresa?
Todas las empresas tienen una serie de costes con sus proveedores y una serie de pagos, que nos tienen que realizar los clientes. Una manera de gestionar los cobros y pagos es mediante documentos de venta y de compra separando estos grupos. En los documentos de venta diferenciamos las facturas emitidas y en los documentos de compra las facturas recibidas.
Al tener documentos de los cobros y pagos, podemos realizar un mejor control y saber que operaciones podemos realizar de acuerdo a nuestro presupuesto. Para ello tanto los cobros como los pagos tienen que disponer de fechas de vencimiento para saber cuando tenemos que realizar los pagos o recibir los cobros.
Es muy importante llevar un buen control de cobros y pagos, para que no tengamos problemas de tesorería. Es decir, saber que cuando tengamos hacer frente a un pago de proveedor, tengamos liquidez para poder realizarlo, controlando las entradas que tengamos por parte de los clientes.
La importancia de un buen software para gestionar cobros y pagos
Como ya hemos comentado, la gestión de cobros y pagos es una parte fundamental de los procesos de una empresa. Realizar esta gestión de manera óptima, determinará nuestro margen de ganancias y nuestra relación con clientes y proveedores.
Hoy en día existen programas de gestión, que facilitan enormemente esta tarea administrativa y financiera.
Gracia a estos sistemas podemos automatizar la generación de presupuestos y facturas, la ordenación de pagos, el seguimiento de vencimientos y la generación de análisis de evolución.
De esta manera, podrá organizar mejor y planificar con antelación la actividad financiera para no poner en peligro la solvencia de su empresa, establecer notificaciones y alertas cuando vayas alcanzado objetivos o sus clientes no cumplan con los tiempos.
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