Elegir un software ERP: 4 aspectos a tener en cuenta

Durante el proceso de selección del sistema de gestión empresarial (ERP) que vamos a implantar en nuestro negocio, sea online o de escritorio, es necesario tener en cuenta 4 aspectos fundamentales que abarcan desde la decisión de buscar un ERP hasta su implantación y adaptación a nuestra empresa y la formación de los usuarios que van a utilizarlo.

Un sistema ERP no es sólo tecnología.

Pese a que la implantación de un ERP es generalmente una mejora tecnológica por si misma puesto que accedemos a un nuevo software de gestión que implanta novedades tanto en manejo de nuevas formas de interactuar con novedosas tecnologías como el acceso a nuevas funcionalidades que continuamente van integrando los paquetes de gestión, no debemos limitarnos a este aspecto: debemos comprender y aprovechar la misma sinergia del cambio en nuestra empresa e ir más allá. Una solución ERP bien diseñada ayuda a las empresas a modificar sus métodos de trabajo para conseguir una mayor productividad. La mejora tecnológica es un añadido en el proceso.

Implantar una solución ERP debe ser pensado como una mejora de procesos y explotación de datos, no como una mejora tecnológica.

¿Dónde estamos?

Procesos a estudiar

Es imprescindible saber cuál es la situación actual de nuestra empresa para saber qué objetivos debo plantearme para que la nueva solución ERP los solucione y me ayude en el camino hacia donde queremos llegar.

Deberíamos hacernos preguntas como ¿en qué tipo de documentos estoy registrando mis datos?¿puedo fusionar las fuentes de datos para obtener nuevos datos y conclusiones?¿los empleados pueden compartir su trabajo con facilidad?¿cuáles son las limitaciones que tengo a la hora de acceder a esos datos?¿Qué está funcionando?¿Qué no está funcionando?

Deberíamos definir cuáles son nuestros objetivos, qué tipos de mejoras deseamos obtener, qué herramientas debemos aprovechar para poder competir en el mercado…En definitiva, dónde queremos estar.

Averiguar donde estamos y donde queremos estar nos dirá que herramientas necesitamos y que equipo humano necesitamos. Y con ello, nos ayudará a definir nuestros costes de implantación.

Pon en marcha tu software ERP

Has decidido y lo has implementado en tu empresa. Aprovéchalo. Has realizado un desembolso monetario, de tiempo y de esfuerzo. Y lo tienes que rentabilizar. Es muy importante no caer en la tentación de pensar que ya está todo hecho, que ya está integrado en tu empresa… porque no es cierto. Hay que utilizarlo, adaptarlo a nuestras formas de trabajo y aprovechar lo que nos ofrece a veces exigiéndonos cambios en nosotros mismos.

Fija tus propias fechas de control para comprobar que todos los departamentos de tu empresa están adaptándose al uso de la solución ERP. Estas fechas pueden ser semanales o mensuales.

Si has elegido bien a tu proveedor de ERP, étse sin duda te va a ayudar en la puesta en marcha. Apóyate en él.

Forma a tu equipo

Es importante estar cerca de tus departamentos durante el proceso inicial de implantación, para ayudarles. Hay que explicarles los cambios de procesos en tu negocio, indicarles las mejoras que se van a obtener, el soporte que ofrece el proveedor del ERP,etc.

Sin el apoyo de los usuarios es difícil el éxito de implantación de un software ERP.