Un sistema de gestión documental es una herramienta que nos permite organizar y clasificar los documentos e información de nuestra empresa. Las soluciones de software de gestión documental nos permiten almacenar facturas, albaranes, informes y otros documentos.
A continuación, indicamos algunas ventajas que nos aporta a nuestra empresa un programa de gestión documental.
Digitalización y preservación de documentos
Algunas de las ventajas que nos ofrece digitalizar nuestros documentos, es que no se deterioran, se emborronan o se rompen como puede ocurrir con los documentos en papel. Por esta razón, tener almacenados nuestros documentos en un software de gestión documental nos asegura disponer de ellos siempre que queramos y en las mejores condiciones posibles.
Por otra parte, podemos realizar copias de seguridad con sistemas de backup, mejorando así la preservación de los documentos. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura y ubicada en un mismo sistema, el cual que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.
Acceso a la documentación de manera centralizada
Tener todos los documentos guardados en un mismo software de gestión nos da muchas ventajas. Nos evita tener que perder tiempo entre carpetas hasta que damos con el documento que nos interesa. Esto nos permite agilizar nuestras tareas y reducir el tiempo de espera en nuestros procesos.
Seguridad y control de acceso a los documentos
Los usuarios de un software de gestión documental no tienen por qué tener acceso a toda la información del sistema. Un sistema de gestión documental, permite gestionar el acceso a la información de manera que cada usuario tenga permisos para un tipo de documentación en concreto. La información de la empresa (clientes, productos, proveedores, …) puede ser distribuida y compartida a través de la creación de grupos dentro del sistema.
Esto nos aporta muchos beneficios a la hora de manejar información de distintas áreas o tipos, gestionando los accesos adecuados con unos pocos clics.
Mejora de procesos y productividad
Tener implantado en nuestra empresa un software de gestión documental, nos permite reducir los tiempos de los procesos, debido a que se automatiza y garantiza el acceso rápido de la información. Ya no tenemos que archivar, imprimir, fotocopiar y buscar la información en discos duros compartidos, correos electrónicos, etc.
En vez de dedicar el tiempo a buscar documentos, nos centramos en tareas más importantes para la mejora de los resultados finales de la empresa.
Ahorro de costes
Un sistema de gestión documental maneja la información de forma estructurada, se consigue reducir drásticamente los costes económicos. Con almacenamiento de los documentos de forma digitalizada, conseguimos eliminar archivos físicos llenos de papel que ocupan espacio, y de esta manera, además de ahorrar en costes, desarrollamos nuestras tareas en un ambiente de trabajo cómodo y ágil.
Por otra parte, también se consigue ser más respetuoso con el medio ambiente.
OnERP, módulo de gestión documental
Como se puede observar, los sistemas de gestión documental aportan diferentes beneficios a las empresas. Por ello, en OnERP hemos integrado, un módulo de gestión documental que permite a las empresas, una correcta organización y gestión de sus archivos.
Desde OnERP le invitamos a realizar una sesión online gratuita, y así podrá comprobar las ventajas que el módulo de gestión documental le puede aportar a su empresa.
