Conocer todas las etapas por las que pasa un producto es información imprescindible para la gestión de estas empresas. La mayoría de las empresas que trabajen en sectores intensivos de distribución deben de conocer que beneficios les da la trazabilidad de un ERP.

¿Que es la trazabilidad ?

La trazabilidad es el »conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lotes de productos», según la Asociación de Fabricantes y Distribuidores (AECOC). El registro de la trazabilidad de los productos es obligatorio para muchos sectores y por lo tanto necesitan un buen software de gestión ERP que ofrezca opción de trazabilidad y control de lotes.

¿Cómo se realiza la trazabilidad de un producto?

Con el control de trazabilidad se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos para la producción de un artículo final. Estos suelen enviarse en lotes que llevan un código (de barras o QR). Gracias a este código, se podrá controlar dicho lote en el almacén, gestionando en su ubicación en el almacén y cuál es la cantidad disponible. Después, cuando se fabrica el producto final, se crea un nuevo código de reconocimiento en el que se añaden los datos de procedencia de las materias primas de las que está compuesto. Y, finalmente, cuando el producto llega a su destino, se escanea para informar de su llegada.

También, este control de trazabilidad se asegura de que se cumpla con la planificación de la producción, previniendo retrasos al saber cuándo se tiene que realizar cada proceso y pudiendo verificar en qué estado se encuentra cada uno. Asimismo, con la trazabilidad se puede comprobar cuánto material queda para hacer el producto, y, consecuentemente, redactar la lista de materiales realizar una orden de compra o de pedido de materias primas. Teniendo en cuenta el historial de materiales que se necesitan para producir una cierta cantidad de productos, se puede estipular un presupuesto.

¿Qué ventajas me ofrece un software de gestión en control de trazabilidad?

El control de los procesos de trabajo mediante un software de gestión nos aportará ventajas no sólo en lo que se refiere al incremento de la productividad, sino también en la gestión de errores y en su corrección. Además nos permite responder de forma inmediata, preguntas sobre un producto determinado como por ejemplo:

• Quién, cuándo y cómo se dio de alta.
• Cuándo y a quién se le vendió.
• Qué transportista lo entregó.
• Qué stock nos queda.
• Cuándo caduca.

¿Qué metodología de trabajo tiene que tener la empresa, para registrar la trazabilidad?

La empresa que quiera implementar trazabilidad en su empresa, deberá implementar metodologías. Algunas de ellas serían:

• Cada trabajador debe disponer de un usuario y una contraseña de acceso a la aplicación, utilizados únicamente por esa persona. Con esto podremos conocer paso a paso la gestión de cada documento, además de personalizar la aplicación de acuerdo con los accesos que debe tener este trabajador.
• Cada  producto debe tener una referencia, bien sea por número de serie, lote,… que lo identifique de manera única.
• Se deben ir registrando todos los pasos que da cada producto mientras avanza a través de la cadena. Desde que se fabrica o compra cada unidad hasta que se vende al cliente final.

Control de trazabilidad con gestión documental

El rastreo de documentos, pertenece al mundo de los sistemas de gestión documental. Por lo que el control de trazabilidad también se realiza con archivos, no sólo con productos. Las empresas quieren poder comprobar el historial de un documento y rastrearlo durante el ciclo de vida del documento (pedido, albarán, factura etc..), es decir, desde el momento de su creación hasta que está totalmente listo. Esto es muy útil para casos en los que se tiene que respetar un plazo final o para se respete la ley vigente de protección de datos.

Desde OnERP le invitamos a que pruebe nuestra solución de gestión ERP, ya que estamos preparados para ofrecerle óptimos resultados en la gestión de trazabilidad de su empresa. Le podemos realizar una sesión online gratuita, y así podrá comprobar las ventajas que le puede aportar un programa de facturación online. Si viene de otro programa de gestión, le importamos de forma gratuita los datos al sistema OnERP.