El control de inventario y stock es un aspecto crucial para las empresas, ya que les permite gestionar eficientemente sus productos y materias primas. Un sistema de gestión empresarial (ERP) con un módulo especializado en estos menesteres, como OnERP, puede ayudarnos a implantarlo y gestionar adecuadamente su control.

¿Qué es un control de inventario o stock?

El control de inventario supone supervisar y trazar los movimientos y estados de los artículos almacenados en una empresa, desde materias primas hasta productos fabricados, o productos de venta directa sobre los que no realicemos ninguna acción directa. Utilizar un sistema de gestión empresarial puede ayudar a mantener un registro de las existencias, realizar el seguimiento de las entradas y salidas, así como prever las necesidades de reposición de los productos.

Ventajas de utilizar un ERP con control de stock

Las características principales que presenta el módulo de control de stock de un sistema de gestión empresarial suelen ser:

1. Registro de productos: La aplicación permite ingresar y almacenar información detallada sobre los productos, como descripciones, códigos, precios, proveedores y cantidades disponibles.
2. Gestión de pedidos: Facilita la creación y seguimiento de pedidos de clientes. Evitar retrasos en la entrega y garantizar un inventario adecuado para satisfacer la demanda.
3. Control de existencias: La aplicación proporciona una visión en tiempo real de las existencias disponibles en el almacén. Generalmente se pueden definir alertas sobre unos stocks mínimos y máximos de los productos, lo cual permite a la empresa emprender acciones para asegurar reaprovisionarse a tiempo.
4. Seguimiento de movimientos: Permite registrar las entradas y salidas de los productos, así como los movimientos internos dentro del almacén. Con ello mantendremos un historial de registro detallado de cualquier movimiento que permitirá identificar discrepancias entre las cantidades y ubicaciones reales de los productos y los datos que nos marca el ERP
5. Optimización de espacios: La aplicación puede ayudar a gestionar el espacio de almacenamiento de manera eficiente, optimizando la distribución de productos
6. Integración con proveedores: Los módulos de gestión de stock suelen ser multi-almacén, es decir, permiten definir más de un almacén donde albergar los productos. En este aspecto podemos también tener representados los almacenes de nuestros proveedores con lo cual es posible establecer una comunicación directa y fluida entre ellos. Ventajas: coordinación de entregas y recepción de productos mejorando los procesos de reposición de stock.
7. Informes y análisis: La aplicación genera informes y análisis detallados sobre el inventario, los movimientos, valoraciones de almacén y otros indicadores clave. Obviamente este aspecto ayuda a obtener una visión general de la situación de nuestra empresa y tomar las decisiones tácticas y estratégicas más adecuadas

Ejemplo práctico

Veamos un ejemplo práctico sobre cómo podemos implantar y optimizar los procesos de control de stock mediante un sistema de gestión empresarial en una empresa de venta y compra de productos cosméticos.
Pasos a seguir:

1. Registro de productos: La empresa da de alta en el ERP los productos cosméticos que vende y compra: nombre del producto, descripción, número de lote, fecha de vencimiento, proveedores, precios de compra y venta, y cantidades disponibles.
2. Gestión de pedidos de venta: Cuando un cliente realiza un pedido, el departamento de ventas registra esta nueva orden de venta. Se verifica la disponibilidad de los productos solicitados accediendo a los inventarios y se señala como reservado para venta la cantidad indicada en las órdenes de venta. Si algunos productos no están disponibles, se generan alertas para solicitar más productos al proveedor con un pedido de compra.
3. Control de existencias: La aplicación mantiene un registro en tiempo real de las existencias de productos cosméticos en el almacén. Cada vez que se realiza una venta o una compra, se actualizan automáticamente las cantidades disponibles. Si los niveles de inventario caen por debajo del stock mínimo fijado, el ERP da aviso y genera pedidos de compra para reaprovisionarse a los proveedores.
4. Seguimiento de movimientos: La aplicación registra los movimientos de los productos cosméticos dentro del almacén: compras, ventas y movimientos internos entre almacenes.
5. Control de caducidades: Si un producto necesita definirse con un dato de caducidad, el módulo de control de stock le mostrará las disponibilidades de stock para vender primero los productos con caducidades más antiguas. El objetivo es evitar pérdidas por productos caducados.
6. Optimización de espacios: Ayudar en la organización de espacio en los almacenes y reducir los tiempos de búsqueda de los productos cosméticos en los almacenes

Conclusión

Las funcionalidades de control de stock de un sistema de gestión empresarial para el control de inventario y almacenamiento ayudan a las empresas a mantener un registro preciso de sus productos, optimizar la gestión de pedidos, prevenir la falta de existencias y mejorar la eficiencia operativa en general.

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