La rápida evolución de la nube y las posibilidades que ofrece ésta, ha modificado de forma drástica el paisaje de los sistemas ERP para empresas, independientemente del tamaño de la empresa. La necesidad de realizar los trabajos desde cualquier lugar y en cualquier momento requiere un nuevo enfoque en el diseño de los sistemas de gestión empresarial modernos, abandonando los anteriores ERP vinculados a los entornos locales de oficinas. El teletrabajo, la disponibilidad de acceso a las soluciones y datos desde cualquier lugar exigen un nuevo enfoque de soluciones a las organizaciones a través de la nube.
Historia breve del desarrollo de los sistemas ERP
Los sistemas de gestión empresarial como cualquier otro sistema han ido evolucionando para adaptarse a los constantes cambios que se producen continuamente en su entorno. A continuación, se muestra un descripción sencilla y a grandes rasgos de los cambios que ha sufrido a lo largo de las últimas décadas:
- Década de 1960 y 1970: informática mainframe
- Década de 1980: Informática cliente/servidor
- Década de 1990: Informática en internet. Primeros ERPS de instalación local para gestionar procesos empresariales. Son los ERP de primera generación
- Década de 2000: Arquitecturas orientadas a servicios con implementaciones grandes y costosas
- Década de 2010- 2020: Soluciones en la nube, móvil, social, analítica. Las tecnologías digitales cambian la forma en que los usuarios interactúan con las aplicaciones. Son los ERPs de segunda generación
Síntomas de la necesidad de adoptar un ERP en la nube
Si bien los sistemas ERP de 1ª generación (locales) proporcionan potencia para la mayoría de los procesos de las empresas, la adaptación a los cambios tecnológicos y los cambios en la manera de pensar y actual de sus usuarios exigen, independientemente del tamaño de la empresa, el cambio a ERP 2ª generación.
Son 3 las claves que irremediablemente nos mostrarán la necesidad de este cambio:
1 – Eficiencia en la operativa de la empresa. Se vuelve necesario trabajar en un entorno de servicios compartidos y los ERP anteriores no lo facilitan.
2 – Transformación digital. La tecnología digital abierta y omnipresente hace que los usuarios exijan un nivel de colaboración y facilidad de intercambios que los anteriores ERP no pueden ofrecer. Análisis en tiempo real desde distintas ubicaciones, herramientas de colaboración social, etc.
3 – Crecimiento y confianza. La competencia del entorno en el que se mueve la empresa obliga a su continuo crecimiento con lo cual aumenta las exigencias en todos los aspectos financieros, informes, nuevos cumplimientos legales… Es necesario un ERP abierto que se pueda adaptar. La versatilidad es una de las características de los sistemas de gestión empresarial en la nube.
Darse cuenta de que el sistema ERP que actualmente existe en nuestra empresa y darnos cuenta de que ya no responde a alguna de estas situaciones es el primer paso para pasar a modernizar nuestro ERP.
Señales para acelerar el cambio a un ERP en la nube
Cuando se presenta alguna de las situaciones que enumeraremos debemos pensar que es el momento de realizar un cambio de ERP local a ERP en la nube.
Requerimientos del ERP 1ª generación actual: se está quedando obsoleto
- Se requiere una actualización profunda del ERP
- Se necesita hardware nuevo. La infraestructura de hardware está obsoleta y requiere un gasto de capital importante
- Los gastos de mantenimiento aumentan. Los costes asociados a trabajos y servicios de mantenimientos se incrementan anualmente de forma relevante.
Insatisfacción de los usuarios
- Los nuevos usuarios nativos digitales muestran disconformidad con la usabilidad, dado que no se muestra como otras aplicaciones orientadas a la movilidad e interconexión entre los mismos usuarios.
- El ERP actual no responde a las exigencias de generación de informes más complejos.
- Los actuales sistemas no interconectados no son capaces de compartir datos y presentan información incongruente.
Adaptabilidad a nuevos requisitos y cambios
- Nuevos requisitos de cumplimiento normativo
- Crecimiento de la empresa
- Nueva demanda del entorno empresarial.
En definitiva hay que estar atento a las circunstancias en la que se mueven las organizaciones para identificar los síntomas que nos indican que es conveniente cambiar a un ERP en la nube que facilite el uso e interconexión entre todos los procesos de la empresa. Obviar esta necesidad puede provocar serios problemas para la viabilidad de las empresas dado el entorno tan cambiante existente en la actualidad y una exigencia por parte de los clientes cada vez mayor.
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