¿Cómo puedo mejorar la gestión de cobros y pagos de mi empresa?
Necesidad de las facturas periódicas en nuestro programa de facturación.
La emisión de facturas a clientes, generación de vencimientos,etc. suele ser una de las tareas que consumen más tiempo en la gestión de cualquier negocio. Con el añadido de que muchas de estas facturas se van repitiendo periódicamente sin prácticamente cambios en ellas. Por tanto, facilitar esta labor ‘repetitiva’ debe ser una de las características que nuestro programa de facturación debe ofrecernos. Es lo que genéricamente se conoce como ‘posibilidad de generar facturas periódicas de forma automática’.
Básicamente el procedimiento consiste en abrir una factura de venta ya existente e indicar que deseamos que se realicen copias periódicas de ese documento a fechas futuras. Estas fechas futuras pueden ser semanales, mensuales ,etc. desde la última ejecución de generación de una nueva factura de venta a partir de la factura origen.
Además, con el uso de facturas periódicas evitaremos olvidos, no nos tendremos que preocupar nosotros sino el mismo sistema las generará en el momento programado para ello. Y, por otra parte, nos permite hacer estimaciones y previsiones de ingresos futuros.
Datos necesarios para definir la generación de facturas periódicas.
OnERP también permite la definición de facturas periódicas y de pedidos de compra (puesto que hay empresas en los que los pedidos de compra para entrada de material también son muy repetitivas en cantidades y tiempo). Veamos a continuación cómo se parametriza en las facturas de venta (en los pedidos de compra se realiza de la misma forma).
Desde la misma ficha de la factura de venta, accedemos a la pestaña ‘Periodicidad’. Para parametrizar la programación de generación de las facturas de venta, tan sólo deberemos rellenar los campos:
- Fecha de activación: indica la fecha de la primera generación
- Tipo de periodicidad: semanal, quincenal, mensual, anual…
- Activo. Si en cualquier momento quisiéramos desactivar la generación automática de esta serie de facturas, se debería desactivar este campo.
Facturas periódicas: parametrización
El sistema nos informará de:
- Fecha de próxima ejecución
- Número de documentos periódicos que ya han sido generados.
Adicionalmente podremos:
- Indicar si deseamos que el sistema nos aviso mediante un mensaje la próxima generación de una factura de venta automática (con el campo ‘Núm días preaviso’)
- Indicar el máximo número de facturas de venta a emitir con el campo ‘Núm repeticiones’. Si hemos alcanzado el máximo de documentos a generar, OnERP ya no seguirá generando nuevas copias de la factura de venta peso a que la configuración pudiera estar indicada como ‘Activa’.
Avisos por parte del programa de facturación OnERP
OnERP nos avisará de forma anticipada de la próxima generación de una factura de venta en el caso de que lo indiquemos en el campo ‘Núm días preaviso’ mediante el siguiente mensaje:
Facturas periódicas: mensaje aviso de próxima generación
OnERP también nos informará de cada una de las facturas de venta que se generen mediante este sistema.
Todo lo indicado es aplicable a los pedido de compra.
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