¿Cómo puedo mejorar la gestión de cobros y pagos de mi empresa?
¿Es un requisito para un programa de facturación?
Si hay algo que es indispensable en cualquier documento de gestión, sea de ventas o de compras, son los valores que ayudan a identificarlo de forma univoca; en concreto suelen identificarse por su número. Por tanto, usemos un programa de gestión de empresa o bien un programa de facturacion online o de escritorio, estas soluciones deben disponer de mecanismos para gestionar y ayudar a identificar todos los documentos que se generan durante la vida de un negocio, máxime cuando algunos de estos documentos, por ejemplo el caso de las facturas de venta deben cumplir una serie de requisitos legales para su validez. Es lo que se conoce como gestión de contadores automáticos de documentos.
Generalmente se asocia a cada documento un número con la posibilidad de que se complemente con valores de Serie que nos ayudan además a clasificarlos.
Contadores automáticos según tipología de documentos
Para conocer nuestras obligaciones debemos conocer cuáles son los documentos que generamos nosotros y, por tanto, a los que nosotros asignaremos número y serie y cuáles serán generados por otros agentes que participan en el ámbito mercantil, por ejemplo los proveedores.
En el ámbito de las compras, nosotros únicamente creamos los pedidos de compra. Los restantes nos son proporcionados por los proveedores a los que compramos productos o servicios.
En el ámbito de las ventas sí que somos nosotros quienes emitimos los distintos documentos (en el caso de los pedidos de venta, generalmente se anota la referencia del documento del cliente, pedido de compra por su parte) para tener los documentos referenciados de forma cruzada.
Los documentos que se crean para uso interno de nuestro negocio como pueden ser inventarios, regularizaciones, pedidos internos, traspasos entre almacenes…no suelen ocasionar problemas porque afectan únicamente a la gestión interna de nuestro negocio y es más sencillo que su número-serie no necesiten tanto precaución.
En el caso de las facturas de ventas las precauciones deben ser mayores que con los demás documentos puesto que nuestro programa de facturación debe asegurarse que no hay facturas de venta con identificador repetido y, además, que estos contadores respetan la cronología de la fecha de creación de las facturas de venta.
Herramientas en nuestro programa de gestión de empresa
Pasemos a ver un ejemplo de cómo se gestionan los contadores de documentos en un programa de gestión de empresa online como OnERP. En un programa de facturación online los mecanismos son equivalentes aunque quizás presenten menos variedad de documentos sobre los que se aplican los mecanismos de generación automática de contadores de documentos.
En su caso OnERP permite el uso de la tripleta Número-Serie1-Serie2 para identificar a cada documento de forma unívoca para cada tipo de documento.
En el momento en que estemos creando un nuevo documento, por ejemplo una factura de venta, el sistema nos propondrá el siguiente número disponible para identificarla. Si indicasemos valor para Serie1 o Serie2 (o ambos campos) nos propondrá nuevamente el número apropiado y consecutivo para los valores actuales.
El sistema permite además modificar Serie1 y Serie2 y, por tanto, propondrá un Contador numérico en posteriores modificaciones de los documentos ( a no ser que ya hayan sido, en el caso de facturas de venta emitidas, contabilizadas,etc.)
Los programas de facturación o programas de getión empresarial suelen permitir adenás la gestión libre de estos contadores. Es decir, que el usuario pueda gestionar directamente estos contadores, como así sucede con OnERP.
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