Para que una integración entre una tienda Prestashop y un sistema de gestión empresarial (ERP) sea útil es necesario que un conjunto de conceptos o datos claves, que se manejan en ambos ámbitos, se sincronicen de una forma coherente y eficiente. El objetivo final de una integración entre ambas plataformas es que los datos de una parte se traspasen a la otra plataforma y viceversa. Sin embargo, no todos los datos son necesarios sincronizarlos en ambas direcciones, depende de la naturaleza de cada dato y cuál es el uso y necesidad de almacenamiento y gestión de cada tipo de datos.
La sincronización suele realizarse a partir de un módulo presente en el sistema de gestión empresarial. Existen dos métodos para realizar la sincronización:
• Utilizar la interface de acceso API ofrecido directamente por los desarrolladores de la plataforma Prestashop.
• Acceder directamente a las tablas de la base de datos de la tienda Prestashop.
Indudablemente, el enfoque más seguro y compatible es la sincronización mediante peticiones directas a la API de Prestashop. Esto es debido a que los cambios de versión de la plataforma Prestashop respetará la API proporcionada por los desarrolladores. Es decir, nuevas versiones de Prestashop pueden cambiar la estructura de tablas y datos internos de Prestashop, pero la interface API ofrecida seguirá manteniéndose invariable por tiempo.
El enfoque de sincronización de modificación y acceso directo a tablas debería ser desestimado puesto que su funcionamiento es muy sensible a cambios de versión o instalación de nuevos módulos ( o instalación de nuevas versiones de ellos) en nuestra tienda Prestashop.
Datos principales de cualquier sincronización Prestashop – ERP
Hay una serie de conceptos básicos que deberían estar presentes en cualquier proceso de sincronización entre el Ecommerce y el ERP. Para asegurar la coherencia de datos y agilizar los procesos en los que participan, en ambas partes. Son:
Productos: la información de productos incluye datos como nombres, descripciones, imágenes, códigos de barras, categorías, características. Deben estar sincronizados en ambas partes. Precios, descuentos y las promociones vigentes también son susceptibles de sincronizarse. Particular importancia requiere el tratamiento de combinaciones de productos y el traspaso de precios particulares de la combinación, códigos de barras (Eans) de cada una de ellas, etc. Es importante asegurarse de que el método de conexión es capaz de gestionar de forma adecuada las combinaciones. Esta suele ser una funcionalidad que no está disponible en muchas de las opciones de sincronización existentes en el mercado.
Clientes. Los datos de clientes a sincronizar son, entre otros: nombres, direcciones, contactos, historiales de compra.
Pedidos. Se deben sincronizar fecha, cliente que realiza la compra, productos adquiridos con sus precios, datos de envío y estado del pedido en Prestashop (pendiente de envío, pagado, devuelto…). También los datos relacionados con la facturación y los pagos.
Inventario y stock. Indispensable sincronizar la cantidad disponible de cada producto para evitar sobre todo la venta sin stock en la tienda Prestashop, puesto que esta situación merma la confianza de nuestros clientes y genera frecuentemente una sobrecarga de trabajo al tener que crearse documentación adicional (por ejemplo, facturas rectificativas) para solucionar la incidencia.
¿Qué tipo de sincronización con tiendas Prestashop puede existir?
Desde el punto de vista del sentido en el que se realiza la sincronización de datos (cuál es la aplicación es la que envía los datos y cuál es la que los recibe) puede ser:
– Unidireccional desde Prestashop al ERP
– Unidireccional desde el ERP a la tienda Prestashop
– Bidireccional entre ambos.
A continuación, vamos a indicar qué tipo de sincronización es la que se utiliza frecuentemente al traspasar los datos entre la tienda Prestahop y el ERP y viceversa.
Productos: la sincronización debería ser bidireccional para que se puedan crear y modificar los datos en ambas aplicaciones.
Clientes: suele ser únicamente unidireccional desde Prestashop al ERP.
Pedidos: es unidireccional desde Prestashop al ERP. Los pedidos de los clientes se crean en la tienda Prestashop y se descargan al sistema de gestión empresarial para integrarlos en el sistema de gestión documental de la empresa, de tal forma que a partir de ese momento lo habitual es realizar los pedidos de compra, albaranes y facturas de venta desde el propio ERP.
Inventario y stock: El stock se sincroniza unidireccionalmente desde el ERP a la tienda Prestashop. De esa forma se le traslada tanto las ventas directas que se realizan en el ERP, en cualquiera de las tiendas físicas con TPV que puedan existir o incluso con ventas de otras tiendas Prestashop que comparten almacenes. Generalmente se le suele indicar a la tienda Prestashop como stock disponible, el total de stock de un producto restándole la cantidad de producto de pedidos de venta pendientes de servir.
En algunos casos se permite configurar de qué almacén o almacenes, del total de los que posee la empresa, se alimenta el stock de la tienda Prestashop
Problema de lotes y fechas de caducidad
¿Qué ocurre si por el tipo de negocio que gestionamos tenemos necesidad de manejar lotes y fechas de caducidad en nuestros productos? Estos conceptos no son utilizables en Prestashop puesto que los clientes cuando nos compran no indican qué lote o fecha de caducidad hay que servirles. Por el contrario, el ERP sí que debe gestionarlo correctamente para ayudar en la venta de productos y logística por métodos como FIFO, LIFO, etc.
En la tienda Prestashop los productos pueden tener combinaciones o no. El ERP asociará el valor de lotes o fechas de caducidad a los productos y sus disponibles de stock. Por ejemplo, a la hora de indicar el stock disponible de un stock de una combinación de un producto, el ERP deberá agrupar los stocks disponibles por combinación sumando las cantidades existentes de esa combinación para distintos lotes y fechas de caducidad.
Conclusión
En definitiva, es aconsejable conectar nuestras tiendas Prestashop con nuestro sistema de gestión empresarial. La activación de la sincronización de los datos entre ambos, ya que permite una gestión empresarial más fluida y precisa a nivel de datos y procesos.
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