¿Cómo puedo mejorar la gestión de cobros y pagos de mi empresa?
Éste es el primero de una serie de artículos sobre las posibilidades que ofrecen los programas de facturación online con la intención de mostrar las posibilidades que nos ofrecen y conocer cuáles son los criterios que nos ayudarán a elegir cuál de ellos es la solución tecnológica que mejor se ajusta a nuestras necesidades presentes y futuras.
En el mercado existen muchísimos programas de facturación online pero el alcance de ellos es muy distinto tanto a nivel de funcionalidad como la usabilidad que presentan. Únicamente es necesario rascar un poco para descubrir que todos se presentan como ‘programas de facturación’ pero no todos son iguales: los hay que únicamente nos permiten introducir los campos mínimos necesarios para poder obtener la impresión de una factura legal, y otros que nos permiten gestionar completamente una empresa tanto sus ventas, como sus compras, su contabilidad, su crm, etc. Pero no nos quedemos aquí, la elección del programa de facturación no es una cuestión baladí, debemos tener en cuenta otro aspecto esencial si entendemos que el programa de facturación debe acompañarnos en la evolución de nuestro negocio: ADAPTABILIDAD. Sí, la posibilidad de adaptar la aplicación que gestiona nuestro negocio a nuestras necesidades y peculiaridades, saber que la solución permite personalizar su comportamiento.
Sin embargo, en este primer artículo vamos a mostrar únicamente conceptos básicos que en el futuro se irán ampliando y detallando en los próximos artículos de esta misma serie.
¿Qué es un programa de facturación online?
Básicamente un programa de facturación online es equivalente a los programas de facturación de escritorio que desde hace ya muchos años estábamos utilizando pero que con la evolución tecnológica de Internet se ha conseguido trasladar a la nube y que aprovechan las ventajas intrínsecas de ésta. Destaca :
- No es necesario instalar la aplicación en nuestros equipos
- Tan sólo necesitamos un navegador web para acceder a ellos.
- Podemos acceder desde cualquier ubicación y dispositivo (si bien algunos programas de facturación actuales están limitados a una cierta marca de navegador o solo utilizable desde equipos de sobremesa)
- Los costes se reducen de forma significativa
- Suelen tener formatos de pago por uso.
- Las copias de seguridad de datos son gestionadas por el proveedor del servicio.
¿Cuáles son sus requisitos mínimos?
Emisión de facturas.
Debe ser capaz de emitir facturas legales. Sin olvidar facturas proforma y rectificativas.
Generalmente es posible configurar nuestro logo para que aparezca en el diseño de la factura, colores de la impresión, etc.
Es interesante que el programa de facturación sea capaz de certificar las facturas y enviarlas automáticamente por email. Este criterio nos puede indicar además si el programa se actualiza constantemente.
Clientes y proveedores.
Poder gestionar los datos de clientes y proveedores es un aspecto básico. Un lugar donde guardar desde los datos fiscales, hasta direcciones auxiliares, precios de venta, crm, etc. Este aspecto es uno de los que más variedad presentan en los distintos programas de facturación yendo desde gestión de datos hipercompletas a otras en los que sólo permiten prácticamente nombre y dirección.
Ivas, Formas de pago,etc.
Los datos auxiliares para la generación de facturas básica es otro de los aspectos en los que se distinguen los distintos programas de facturación online. La diferencia de alcance en aspectos como la definición de formas de pago y vencimientos de cobro y pagos puede ser enorme. Existen algunas implementaciones que no permiten flexibilidad en este ámbito.
En próximos artículos iremos tratando otros temas sobre el estado actual de los programas de facturación online y por ende los sistema de gestión empresarial y podremos observar como actualmente existen soluciones que permiten realizar cualquier acción que se realizaba anteriormente en las aplicaciones de escritorio pero ahora en la nube.
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