Top 10 dudas sobre la facturación electrónica

La facturación electrónica pasará a ser obligatoria en España posiblemente durante el año 2024, conforme se vayan publicando nuevos aspectos de La ley Crea y Crece. Inicialmente lo será para empresas que facturen más de 8 millones y, paulatinamente, se incorpora esta obligatoriedad a todas las demás empresas y autónomos. Por ello, quizás sea conveniente resolver las dudas más comunes referentes a la situación actual de la facturación electrónica en España.

El uso de la facturación electrónica es ya muy común en el día a día de las empresas y autónomos españoles como muestra el informe ‘Estudio Comparativo del uso de la factura electrónica en España’ de la Fundación Seres. En este informe ,que refleja datos de uso de la facturación electrónica en España en el año 2022, se indica que se ha alcanzado las 339.987.782 facturas electrónicas emitidas durante 2022 en España, lo que supone un incremento del 31.98% respecto al 2021.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, una factura electrónica comparte los mismos requerimientos legales que una factura en formato papel. Ambos formatos funcionan como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios entre 2 partes.
La característica diferenciadora de una factura electrónica es que es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y, por ello, se trasmite y recibe mediante un medio electrónico.

¿Cuándo surgió la factura electrónica?

La facturación electrónica surgió como un avance tecnológico, con el fin de sustituir a la factura tradicional en papel, prácticamente en el mismo momento en que apareció Internet. En España, en la ley 25/2013 se estableció ya la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones con las Administraciones Públicas.

¿Quién rige que se pueda utilizar la factura electrónica? ¿El destinatario o el emisor de la factura?

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

¿Una factura en formato PDF es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento de factura que cumple una serie de requisitos, reglamentados desde la Agencia Tributaria, y que ha sido expedida y recibida mediante un formato electrónico. Además, como hemos indicado anteriormente, es necesario el consentimiento del destinatario para su uso.
Por tanto, una Factura emitida en formato PDF, o incluso, una factura en papel escaneada y enviada por correo electrónico es correcta.

¿Cuántos tipos de factura electrónica existen?

Por el momento existen dos tipos de facturas electrónicas:

  • Con formato estructurado. Este tipo de facturas se crean a partir de aplicaciones informáticas y muestran la información del documento de forma estructurada. Son generadas de forma automática por programas de facturación.
  • Sin formato estructurado. Este tipo de facturas se crean principalmente en papel y se escanean y se envían, posteriormente, por correo electrónico.

¿Es necesario firmar digitalmente una factura para que sea válida?

Desde 2015 no es obligatorio firmar digitalmente con el certificado digital una factura electrónica para que sea válida. Únicamente es exigible que sea posible autentificar el origen del envío de la factura y su contenido. El anterior reglamente de 2012 sí que exigía que las facturas electrónicas fueran emitidas y firmadas digitalmente con el certificado digital.
Se suprimió este requisito debido a que muchas empresas y autónomos no tenían certificado digital y seguían emitiendo las facturas en formato papel.

¿Qué ventajas aporta el uso de la factura electrónica?

Las ventajas principales que aporta el uso de la factura electrónica son:

  • Se reducen los ciclos de tramitación, incluido el cobro de las facturas.
  • La generación automática con aplicaciones informáticas reduce la posibilidad de errores humanos en su confección.
  • Se eliminan costes de impresión y envío postal.
  • Se reduce el espacio necesario para almacenar y guardarlas.
  • No se utiliza tanto papel y medios de transportes físicos. El medio ambiente se beneficia.
  • Mayor seguridad de la información y accesible desde cualquier dispositivo.
  • Facilita la lucha contra el fraude ya que mejora su conservación y trazabilidad.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que tenga validez legal?

Los requisitos mínimos de la factura electrónica son:

  • El destinatario debe dar su conformidad, de forma escrita o verbal, para recibir la factura por un medio electrónico, por ejemplo, correo electrónico.
  • Se acuerda entre ambas partes el formato del documento: PDF, JPG…
  • La factura debe ser legible.
  • Garantizar el origen de envío. Por ejemplo, utilizar un correo electrónico corporativo.
  • Utilizar un formato que no permita la modificación posterior del contenido de la factura.
  • Posibilidad de conservar una copia del documento.

¿Puedo recibir una sanción si realizo mail una factura?

A nivel tributario, no es motivo de sanción si se comete algún error formal en el documento de factura. Los errores más comunes ocurren al no cumplir debidamente los siguientes aspectos:

  • Indicar un número de factura correlativo. Debe ser correlativo y sin ningún salto.
  • Indicar fecha de expedición de la factura.
  • Indicar la dirección fiscal del emisor y receptor de la factura.
  • Describir las operaciones o productos vendidos. Con precios por unidad sin impuestos.
  • Indicar los tipos impositivos aplicables a la factura: IVA, retención del IRPF…
  • Mostrar el importe total de la factura.

Sí que es susceptible de sanción el hecho de que no se haya indicado o se realice de forma incorrecto, el recargo de equivalencia en una factura si fuese necesario.

¿Cómo puedo corregir una factura no correcta?

En caso de error, por ejemplo, omisión de un dato, un calculo incorrecto de IVA, etc. se puede subsanar mediante la emisión de una factura rectificativa.

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