En la gestión de cualquier negocio que comercialice productos y/o servicios es fundamental conocer las diferencias entre los tipos de documentos que se emiten durante las transacciones comerciales entre cliente y proveedor. Dentro de estos documentos es fundamental conocer la naturaleza y diferencias entre dos de estos tipos: albarán y factura, que son con diferencia los más frecuentes.
A continuación, detallaremos los usos y funcionalidades tanto del documento de albarán como de la factura. Además, introduciremos algunas pinceladas de otros documentos como pedido, presupuesto y nota de entrega.
¿Qué es un albarán y para qué sirve?
Tanto el albarán como la factura son documentos de carácter mercantil. Ambos se generan en la actividad de cualquier ámbito comercial, tanto en el día a día del autónomo como de la pyme y gran empresa. Pese a que ambos documentos comparten algunas características de formato y parte de su contenido puede coincidir, ambos cumplen una función distinta.
Definición de albarán
El albarán es un documento que emite la persona física o jurídica que envía la mercancía o realiza un servicio. Y que, generalmente, debe firmar el receptor del albarán para darle validez al documento, aunque no es estrictamente necesario.
Una vez firmado el albarán, el vendedor podrá emitir una factura y exigir su pago. Por otra parte, el comprador podrá comparar albarán y factura, y reclamar si hubiese alguna discrepancia entre ellos.
Funciones principales del albarán
Los albaranes permiten:
- Gestión del stock. El albarán registra que los productos han sido entregados o están pendientes de entrega (como reflejarían los pedidos de venta).
- Certifica que el producto ha sido entregado. El transportista, en su caso, presenta el documento de albarán y la parte compradora puede comparar con el pedido que está todo correcto y certificar la corrección de la entrega.
Datos incluidos en un albarán
Un albarán debe contener al menos los siguientes datos:
- Número de albarán (y serie si se considera)
- Visibilizar de que tipo de documento se trata (albarán o nota de entrega)
- Nombre, CIF y dirección de emisor y receptor
- Productos o servicios entregados, especificando claramente la cantidad
- Lugar y fecha de entrega
- Firma del receptor (para dar conformidad después de la entrega)
- Precios en el caso de albaranes valorados. Se pueden entregar también albaranes no valorados.
Pese a que el albarán no tiene validez fiscal, sí sirve como justificante de compra y entrega. La emisión de albaranes no es obligatoria en España, al contrario que las facturas.
Qué es una factura y para qué sirve
La principal característica de la factura es que se trata de un documento mercantil con validez fiscal y su emisión es obligatoria por ley en España. La factura debe reflejar de forma clara la realización de la compraventa o la prestación de servicios: identificación completa del emisor y del receptor, listar los productos y servicios ofrecidos con precio y el desglose de impuestos (IVA).
Usos de factura
Al contrario que el albarán, la factura es un documento obligatorio e imprescindible para:
- Sirve de apoyo a nuestra contabilidad: justificación de ingresos y gastos con la Agencia Tributaria.
- Poder exigir devoluciones, reparaciones, etc, respecto a los productos y/o servicios adquiridos.
- Poder exigir el cobro al cliente en forma y tiempo.
La factura se emite con posterioridad a la emisión del albarán si lo hubiere.
Tipos de factura
Existen distintos tipos de factura: factura de venta, factura proforma, factura rectificativa, factura simplificada…
Datos incluidos en una factura
Los datos esenciales que debe contener una factura correcta deben ser al menos los siguientes:
- Identificar el documento como de tipo factura
- Número de factura (y serie si se considera). Loss números deben ser correlativos
- Nombre, CIF y dirección del vendedor y comprador
- Descripción de los productos y/o servicios
- Precio unitario de productos y/o servicios
- Base imponible
- Desglose de impuestos
- Importe total
- Forma de pago y condiciones de pago.
Otros documentos: presupuestos y pedidos
Durante la gestión comercial que lleve a cabo nuestra empresa pueden presentarse, o emitir, otra serie de documentos como presupuesto, pedido y nota de entrega. Veamos seguidamente unas breves notas sobre estos documentos con el fin de conocer la naturaleza de cada uno de ellos.
Presupuesto: es un documento emitido por el vendedor y dirigido al comprador que muestra una oferta económica formal de productos y/o servicios solicitados por el comprador. La parte compradora podrá aceptar o rechazar la oferta. El presupuesto no es un documento vinculante y no conlleva ninguna obligación por ninguna de las partes.
Pedido: Corresponde al siguiente paso tras la emisión de un presupuesto, y da el visto bueno por parte del comprador a las condiciones del presupuesto. Un pedido implica, por parte de la parte compradora, su intención de adquirir unos productos y/o servicios ofrecidos por el vendedor. El pedido ya tiene carácter vinculante y equivale a la firma de un contrato sobre la transacción solicitada por ambas partes (en algunas ocasiones el pedido de venta no es vinculante y alguna de las partes se puede echar atrás).
Tras el pedido, los siguientes documentos que se emiten y confirman la existencia de una transacción comercial son el albarán y la factura.
Resumen final
- La factura tiene validez fiscal y el albarán no.
- Es obligatorio la emisión de factura en una transacción mercantil y su conservación al menos durante 4 años. La emisión de albaranes no es obligatorio ni su conservación.
- El albarán se emite antes que la factura.
- El albarán documenta la entrega de un producto o servicio, no justifica el pago. La factura sirve para exigir el pago de productos o servicios prestados y, de garantía y calidad de éstos para el comprador.
- La factura debe incluir precios y desglose de impuestos. El albarán no es preciso que los detalle.
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